Rechnungsaustausch in der High-End-Variante
Der Begriff E-Invoicing schwirrt seit einigen Jahren durch den Raum, befeuert vom Steuervereinfachungsgesetz 2011, der Einführung von XRechnung und dem ZUGFeRD-Standard des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dass sich der Rechnungsversand im Zuge der Digitalisierung vereinfacht und man durch Abkehr vom klassischen Papierversand viel Geld sparen kann, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Doch welche Technik ist die passende für die individuellen Unternehmensanforderungen?
Was ist eine elektronische Rechnung?
Dazu muss man erklären, was E-Invoicing eigentlich genau bedeutet. Denn der Begriff wird sehr großzügig ausgelegt. Manche sprechen schon davon, wenn eine Rechnung als PDF-Dokument per E-Mail verschickt wird – ungeachtet dessen, ob der Empfänger sie anschließend ausdruckt und im weiteren Verlauf wie eine klassische Papierrechnung behandelt.
Ohne menschliches Zutun
Das obere Ende des Spektrums – quasi die High-End-Variante – wäre es, wenn Rechnungsinformationen vollends elektronisch und automatisiert vom Sender- zum Empfängersystem gelangen – ohne menschliches Zutun und, dass jemand die Rechnung noch einmal ansieht, ohne fehlerhaftes Abtippen von Daten in ERP-Systeme, lange Liegezeiten bis zur Bezahlung (und damit verbundenen Mahngebühren) usw.
Die Technik dafür gibt es schon viel länger als XRechnung, ZUGFeRD und das Steuervereinfachungsgesetz: Electronic Data Interchange, kurz EDI. Nicht der neueste Trend also und als Middleware-Technologie auch mit einem irgendwie „technisch-komplizierten“ Image behaftet. Dass EDI aber viel einfacher ist und dass es hier inzwischen übersichtliche, einfach zu bedienende Tools gibt, zeigt i‑effect®, die Lösung für den elektronischen Datenaustausch und Datenintegration auf IBM Power Systems. IBM i Anwender können damit heute bereits problemlos mit dem Rechnungsaustausch starten, und dies gleich in der High-End-Variante.
Wegweiser für die Daten - das Mapping
Der EDI-Konverter bringt Rechnungsinformationen des Versenders von ihrem Ursprungsformat in ein Format, welches der Empfänger verarbeiten kann, und übermittelt diese Informationen dann elektronisch. Quelle ist jedes beliebige Schnittstellenformat (Datenbank, XML, Flatfile, uvm.). Bei IBM ist es beispielsweise die DB2-Datenbanktabelle. Von dort zieht der Anwender die benötigten Felder (z. B. Rechnungsdatum, -nummer, -betrag) in einer grafischen Anwendung in den mittleren Bereich. Diesen Vorgang kann man sich wie einen Wegweiser für die Daten vorstellen. Hier werden die Daten nach Bedarf angepasst (Entfernen führender Nullen, Ändern des Datumsformats, Rundung…) und anschließend konvertiert, d.h. von z. B. DB2 in eine EDIFACT-INVOIC-Datenstruktur transformiert.
Den Abschluss bildet der Versand der EDIFACT-Datei über ein beliebiges Kommunikationsprotokoll, z. B. via AS2 (Applicability Statement 2, ein Standard für gesicherten Nachrichtentransport via Internet). Den gesamten Konvertierungs- und Versandprozess kann der Versender zudem stets im Browser mithilfe von i‑effect® Webcontrol überwachen.
Allen anderen Übertragungsarten voraus
Es liegt auf der Hand, dass aus solch automatisierten Prozessen die wahren Einsparpotenziale bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung resultieren – gegenüber allen anderen Formen der Rechnungsübertragung, inklusive ZUGFeRD. Die Zustellung ist quasi zeitverlustfrei, es gibt keine Medienbrüche, die Störanfälligkeit ist minimal, ebenso der Personalaufwand. Alle Skonto- und Zahlungsfristen werden eingehalten, das Unternehmen spart deutlich an Porto, Papier, Druckkosten. Im Vergleich: 11,10 € (4,50 €) [Z1] kostet eine herkömmliche Papier- (elektronische) Rechnung, addiert man alle fixen und variablen Kosten des traditionellen Rechnungsversandes einmal zusammen.
Die gesetzlichen Voraussetzungen liegen also vor: das Steuervereinfachungsgesetz und das E-Rechnungsgesetz, mit dem die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt wurden (es schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.) So darf man davon ausgehen, dass wohl in zehn Jahren Eingangsrechnungen fast vollständig digital im Unternehmen eintreffen werden.
ZUGFeRD
Das von Bundesregierung und der Wirtschaft ursprünglich für den B2B-Bereich entwickelte Standardformat für elektronische Rechnungen, geht schon einen Schritt weiter: Trägerformat ist hier ein PDF/A-3 Dokument. Dadurch ist die Rechnung einerseits visuell darstellbar, sie enthält aber zudem einen Datenteil, in dem strukturierte Daten in einem fest definierten XML-Format eingebettet sind. Der Rechnungsempfänger kann diese Daten aus dem XML damit elektronisch extrahieren und automatisch weiterverarbeiten, ohne manuellen Aufwand. Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.0 heißt auf europäischer Ebene „Factur-X“. Dabei handelt es sich um ein Format für den Austausch hybrider Rechnungen, das gemeinsam zwischen Deutschland und Frankreich entwickelt wurde. Es entspricht der von der Europäischen Normungsorganisation CEN erarbeiteten Norm zur Elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931).
XRechnung
Das weitere Rechnungsformat XRechnung hingegen reagiert als reine XML-Struktur ausschließlich auf die Anforderungen der so genannten Lieferantenverpflichtung, die sich aus der EN 16931 ableitet. Dieses elektronische Format ist seit November 2021 zwingend gefordert, wenn man Rechnungen an den Bund sendet.
Wer trotzdem auf ZUGFeRD baut oder mit XRechnung bauen muss, für den bietet i‑effect® auch eine Lösung: Ab der Version 2.7 gibt es die Module *XRECHNUNG und *ZUGFeRD. Durch die nahtlose Integration in i‑effect® und seine Module können die Daten damit einfach für den Rechnungsausgang erstellt und für den Rechnungseingang verarbeitet werden.
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