Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist es ein hybrides Datenformat bestehend aus einem PDF-Container-Anteil (PDF/A-3) und darin eingebetteter XML-Komponente. Derartige Dateien werden benutzt, um im Kontext von EDI (electronic data interchange) den Bereich des E-Invoicing, der elektronischen Rechnung, möglichst einfach und ohne größeren Aufwand abzudecken und somit für einen größeren Nutzerkreis attraktiv werden zu lassen. Es soll also zum vermehrten Einsatz und Verbreitung von elektronischen Rechnungen abseits von Papierrechnungen und einfachen PDFs in erster Linie im B2B-Bereich beitragen.
Herkunft und Bedeutung von ZUGFeRD
Auf Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie bzw. des Arbeitskreises
für wirtschaftliche Verwaltung wurde ZUGFeRD vom
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) definiert und
entwickelt, woraus sich auch die Formatbezeichnung ergänzend ableitet:
Zentraler User Guide Forum elektronische
Rechnung Deutschland.
Ausgehend von den ersten Überlegungen im Jahr 2010 entstand über den Zwischenschritt der
Version 1.0 (2014) die mittlerweile auch EN16931 konforme Version ZUGFeRD 2.1 (2020). Damit
sind auch ZUGFeRD-Dateien geeignet und zugelassen, um der so genannten Lieferantenverpflichtung
gerecht zu werden: Seit Ende November 2020 dürfen Rechnungen an den Bund ausschließlich
in elektronischer Form gestellt werden. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Blogartikel
„Stichtag für XRechnung: 27.11.2020“
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Doppelt hält besser. Mit einer ZUGFeRD-(Rechnungs-)Datei übermitteln Sie Ihre Fakturadaten sowohl in für den Menschen lesbarer Form, PDF/A-3, als auch in strukturierter, standardisierter und folglich maschinenlesbarer Art im XML-Format. Selbstverständlich ist sicherzustellen, dass beide Datei-Anteile identisch sind. Am Beispiel aus unserer täglichen Arbeit:
Sie befüllen eine eindeutige Datenquelle, z. B eine Datenbank. Aus diesen unzweideutigen Informationen wird einerseits der bildhafte PDF-Anteil gemäß unternehmensspezifischem Corporate-Design, andererseits die durch die ZUGFeRD-Definitionen klar beschriebene XML-Datei erzeugt. Dabei stehen Ihnen aktuell drei verschiedene Ausprägungen zur Verfügung: Basic, Comfort (EN16931) und Extended. Je nach Anforderung beim Sender und/oder Empfänger wird ein Profil vereinbart. Last not least: Ob der Empfänger den PDF- oder den XML-Anteil benutzt, ist dem jeweiligen individuellen Rechnungsprüfungsprozess überlassen, beides ist möglich.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
Etablierte EDI-Prozesse bieten, wie alle Bestrebungen der Digitalisierung, viele Vorteile. Insbesondere das E-Invoicing als Teildisziplin des elektronischen Datenaustauschs ermöglicht erhebliche Vorteile für Unternehmen aller Größen:
Keine Abstimmung notwendig:
EDI-Prozessen und der Einsatz von EDIFACT, UBL, openTRANS und CO. wird häufig, zu Recht oder zu Unrecht nachgesagt, aufwändig in der individuellen Abstimmung mit dem Kommunikationspartner zu sein. ZUGFeRD bietet tatsächlich den Vorteil, dass diese E-Rechnung starr definiert ist im Rahmen der Struktur- und Profilvorgaben des FeRD. So ist bei Verwendung dieses Dateiformats sowohl für den Sender als auch für den Empfänger klar dokumentiert, welche Daten versendet bzw. empfangen werden.
Prozessoptimierung:
Die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen kann digital (teil-)automatisiert stattfinden abseits von herkömmlicher, analoger Rechnungsverarbeitung auf Papier. Bei Nutzung des XML-Anteils kann es dazu führen, dass Rechnungsprozesse vollkommen ohne menschliches Zutun erfolgen.
Kostenreduzierung:
Der Versand von Papierbelegen ist insgesamt aufwändiger als häufig gedacht. Von der Beschaffung des Rohstoffs Papier über Erfassung und Druck der Rechnungen bis hin zum postalischen Versand und Verarbeitung sowie Archivierung auf Adressatenseite ist in vielen Fällen auch heute noch der Mensch beteiligt. So werden nicht unerhebliche Kosten verursacht. Mit Einsatz von ZUGFeRD lassen sich Prozesse deutlich verschlanken.
Ressourcenschonung:
Sie verwenden weniger Papier, das ebenso weniger mit Fahrzeugen an Ihren Bestimmungsort transportiert wird. So trägt der Einsatz von E-Invoicing und ZUGFeRD zu einem bewussten Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bei.
Flexibilität:
Mit Einführung von elektronischem Rechnungsversand z. B. im ZUGFeRD-Format sind sie klar flexibler im Arbeitsalltag. Theoretisch wie praktisch ist der Zugriff auf elektronische Rechnungen immer und überall möglich bei Nutzung von mobilen Endgeräten unterwegs oder im Home Office.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Unter dem Oberbegriff E-Invoicing fallen häufig die beiden Schlagworte ZUGFeRD und XRechnung. Zwei wesentliche Unterschiede lassen sich zu diesen beiden Datenformaten nennen.
B2B vs. B2G
Wie bereits oben beschrieben ist ZUGFeRD in der Entstehung und nach wie vor ein Datenformat für den Business-to-Business-Bereich. Es soll durch Vereinfachung und Verschlankung zur größeren Akzeptanz und Verbreitung von E-Rechnungen und Reduzierung von Papierrechnungen beitragen. XRechnung hingegen ist ein ausdrücklich für den B2G-Bereich entwickeltes Datenformat zur Übermittlung von Rechnungsinformationen an die Verwaltung (Bund und Länder). Mit XRechnung wird der EN16931 entsprochen, sie ist also eine deutschlandspezifische CIUS (Core Invoice Usage Specification), d.h. die nationale Ausgestaltung der EN16931 in Deutschland.
Hybride Form vs. Native Form
Während ZUGFeRD ein hybrides Datenformat darstellt durch den PDF-Container mit eingebetteter XML-Datei ist XRechnung ausschließlich durch eine XML-Datei repräsentiert, hat also keinen visuellen Anteil. In der entsprechenden Verordnung ERechV ist dies ausdrücklich so beschrieben.
Wichtig ist jedoch festzuhalten, dass beide Datenformate mittlerweile vorgenannter EN16931 entsprechen, somit theoretisch für die Rechnungsstellung an Bund und Länder zulässig sind.
Warum sollte man Rechnungen
im ZUGFeRD Format erstellen?
ZUGFeRD ist ein interessantes Datenformat gleichermaßen für große, mittlere und insbesondere kleine Unternehmen. Bei dieser Bewertung spielen verschiedene Blickwinkel eine Rolle.
Aus Sicht größerer Unternehmen wird ZUGFeRD vermutlich „nur“ ein weiteres Datenformat im Gesamtkonzept EDI darstellen, handelt es sich doch schlussendlich lediglich um eine weitere XML-Struktur, die mit Lieferanten oder Kunden ausgetauscht wird. Insofern wird auch die Umsetzung für derlei Szenarien eher eine weniger große Aufgabe und im Rahmen bestehender EDI-Prozesse einfach integrierbar sein.
Aus der Perspektive kleinerer Unternehmen hat das Thema einen besonderen Charme. Oft ist dort noch überhaupt kein E-Invoicing im Einsatz und es wird ausschließlich auf Post- und Papierversand gesetzt. Daher ist ZUGFeRD als hybrides, klar definiertes Datenformat ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ist jedoch zumindest schon einmal der Austausch von einfachen PDF-Rechnungen umgesetzt, so kann der Umstieg und die Erweiterung auf ZUGFeRD eine interessante Verbesserung sein. Sowohl eingangs- wie ausgangsseitig kann das E-Rechnungsformat ZUGFeRD viele Prozessschritte ablösen und den Rechnungslauf optimieren. Da in den allermeisten Fällen zumindest einfache Warenwirtschaftssysteme – diese sollten in der Lage sein, ZUGFeRD zu erstellen und zu empfangen – im Einsatz sein werden, wird mittlerweile für einen Großteil der Einsatzbereiche sogar die automatisierte Verarbeitung der XML-Anteile möglich sein.
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