Was ist E-Invoicing?
Erfahren Sie alles über elektronische Rechnungen
Die Digitalisierung und Modernisierung von klassischen Geschäftsprozessen gehört zu einem sehr zentralen Aufgabenbereich unserer Zeit. Mithilfe von E-Invoicing (elektronische Rechnungen) kann ein zentrales Glied der Wertschöpfungskette optimiert und sogar automatisiert werden. Aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht werden elektronische Rechnungen genauso behandelt wie „klassische“ Rechnungen.
Nicht ohne Grund beschäftigen sich viele Unternehmen mit Themen rund um E-Invoicing. Elektronische Rechnungsprozesse sind nicht nur ein (meist) notwendiger Standard, sondern werden auch gesetzlich vorangetrieben (z. B. europäische Richtlinie 2014/55/EU oder ERechV). Durch das Einführen von elektronischen Rechnungsprozessen können viele wichtige Ressourcen wie Personal, Material, Zeitaufwand und damit auch Budget gespart werden. Darüber hinaus sind elektronische Lösungen im Vergleich zu Menschen deutlich weniger fehleranfällig.
Wie funktionieren nun digitale Rechnungsprozesse? Mit welchen Herausforderungen, Fragestellungen und Vor- und Nachteilen wird man bei der Einführung von E-Invoicing konfrontiert? Erfahren Sie alles Wichtige in unserem Ratgeber rund um das Thema E-Invoicing.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine elektronische Rechnung?
- Wie funktioniert E-Invoicing?
- Welche Vorteile bietet E-Invoicing?
-
Alles Wichtige zu gesetzlichen Regelungen von E-Invoicing
(Gesetze, Entwicklung und E-Invoicing im Ausland) - Internationaler Standard für elektronische Rechnungen: PEPPOL
- Umstellung auf E-Invoicing – worauf muss geachtet werden?
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist im Gegensatz zu einer klassischen Rechnung, die meistens in Papierform ausgestellt wird, ein elektronisches Dokument. Die E-Rechnung wird in diesem digitalen Format auch versendet und empfangen. Der Begriff E-Invoicing ist jedoch nicht starr definiert. Man versteht darunter sowohl die Übermittlung bildhafter Darstellungen auf einfachem Transportweg (z. B. PDF per E-Mail), aber auch den Transport komplexerer Formate auf elaborierte Art (z. B. EDIFACT via AS2). Jedenfalls kann die vermittelte Information auf der Empfängerseite automatisch verarbeitet werden. Damit solche Rechnungsprozesse reibungslos bewerkstelligt werden können, werden je nach Dokumentenart DMS-/OCR- oder eben EDI-Lösungen eingesetzt.
Aus technischer Sicht gibt es mehrere Formate (Rechnungsformate) für elektronische Rechnungen. Einige von ihnen (z. B. EDIFACT oder XML) übermitteln alle notwendigen Informationen einer Rechnung in Form von strukturierten Daten. Andere kommunizieren die Inhalte in Form einer Bilddatei (z. B. .jpg oder .pdf). Die Informationen der letzteren Alternative werden somit in einem unstrukturierten Datenformat versendet. Einige Formate werden als „Hybride“ bezeichnet, da sie sowohl aus strukturierten, als auch aus unstrukturierten Daten bestehen (z. B. ZUGFeRD). Mithilfe einer EDI-Software können Rechnungsformate beliebig konvertiert, versendet und vom Empfänger verarbeitet werden.
Die Kommunikationskanäle der elektronischen Rechnungen bieten einen direkten Austausch zwischen Sender und Empfänger. Darüber hinaus können auch Systeme, die als Schnittstelle für solche Kommunikationswege eingesetzt werden, einzelne Abläufe optimieren und automatisieren. Für das Übertragen und Empfangen von elektronischen Rechnungen gibt es mehrere Möglichkeiten (z. B. E-Mail oder Web-Download). Mit einer EDI-Anbindung können passende Lösungen für solche Anforderungen geschaffen werden, die solche Austauschprozesse verbessern. Typische EDI-Kommunikationsprotokolle sind: AS2, OFTP2, E-Mail, FTP, http oder SOAP.
Wie funktioniert E-Invoicing?
Das Ausstellen und Empfangen von elektronischen Rechnungen (E-Invoicing) gehört zu einem wichtigen Bestandteil des übergeordneten Begriffs „EDI“ (Electronic Data Interchange). Der Begriff EDI kann den gesamten (internen und externen) elektronischen Datenaustausch eines Unternehmens umfassen. Mithilfe einer EDI-Software können unterschiedliche Rechnungsformate zwischen Geschäftspartnern automatisiert ausgetauscht werden. Trotz der Vereinfachung und Verbesserung klassischer Rechnungsprozesse kommen bei der elektronischen Variante viele neue Begriffe und Hürden hinzu.
Wie werden elektronische Rechnungen ausgetauscht?
Der Lifecycle einer elektronischen Rechnung beginnt bei deren Absender. In diesem Beispiel nehmen wir ein Unternehmen, welches einem anderen Unternehmen eine elektronische Rechnung ausstellen will.
Konvertierung: Bevor der Empfänger die Rechnung erhält, wird häufig im Voraus das Format und der Kommunikationskanal festgelegt. In vielen Fällen gibt der Geschäftspartner einen bestimmten Standard vor, an den man sich halten muss. Nun muss der Absender dafür sorgen, dass die Daten für die Rechnung aus dem eigenen System (z. B. Datenbanken oder ERP), in ein vorher vorgegebenes Format konvertiert werden.
Kommunikation: Die konvertierte Rechnung kann jetzt über einen festgelegten Kommunikationskanal zum Empfänger versendet werden. Die empfangene elektronische Rechnung kann dann vom jeweiligen Unternehmen angenommen und in das eigene System (z. B. ERP) übertragen werden.
Automatisierung: Mithilfe einer EDI-Lösung können sowohl Konvertierung als auch Kommunikation automatisiert werden. Durch sogenanntes EDI-Mapping können Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten zu einem einheitlichen File zusammengefasst und passend konvertiert werden. Gleichzeitig kann die Übertragung und der Empfang von einem anderen System durch eine EDI-Kommunikationslösung effizienter gemacht werden. Durch eine EDI-Anbindung können Kanäle für die Kommunikation genutzt werden, die ohne die Lösung nicht möglich wären.
Was muss man bei der Einführung von E-Invoicing beachten?
Die wichtigsten Fragen:- Welche/s Format/e und Anforderungen haben Sender und Empfänger für den Datenaustausch?
- Welche Datenquellen müssen für das Erstellen der Rechnung angesprochen werden?
- Welche Kommunikationswege / Protokolle werden für die Übertragung und den Empfang genutzt?
- Wie können die einzelnen Schritte automatisiert werden?
Unterschiede zwischen E-Invoicing und klassischem Rechnungsaustausch
E-Invoicing bietet im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungsprozessen viele Vorteile. Wie bei vielen weiteren Lösungen, die mit der Digitalisierung vorangetrieben werden, ermöglicht E-Invoicing eine Vielzahl von neuen Optionen. Klassische Rechnungsprozesse benötigen sehr viele kostspielige Ressourcen wie Personal, Zeitaufwand und Geld. E-Invoicing schafft dagegen eine alternative Lösung, welche den gesamten Workflow schneller, günstiger und sicherer macht. Eine E-Invoicing-Lösung kann an die verschiedensten Systeme (ERP oder hauseigene Software) gekoppelt werden.
Workflow Rechnungsausgang (Klassisch vs. E-Invoicing):
Erstellung der Rechnung
Druck der Rechnung
Kuvertierung und Frankierung der Rechnung
Versand der Rechnung
Ein Rechnungsausgang nach der Umstellung auf eine elektronische Lösung:
Erstellung der Rechnung (automatisiert)
Verarbeitung der Rechnung (z.B. ERP) (automatisiert)
Konvertierung zu einem vereinbartem Format (automatisiert)
Versand durch eine E-Invoicing Lösung (automatisiert)
Workflow Rechnungseingang (Klassisch vs. E-Invoicing):
Empfang der Rechnung
Öffnung, Scan und Archivierung der Rechnung
Erfassung, Verarbeitung und Prüfung der Rechnung
Bestätigung (manuelle Freigabe) und Bezahlung der Rechnung
Ein Rechnungseingang nach der Umstellung auf eine elektronische Lösung:
Empfang der Rechnung (automatisiert)
Kontierung der Rechnung (automatisiert)
Erfassung und Freigabe der Rechnung (automatisiert)
Bezahlung der Rechnung (optional automatisiert)
Alle Vorteile von E-Invoicing:
Kosten:
Mithilfe von E-Invoicing können Kosten für Papier, Bearbeitung, Archivierung und Porto gespart werden (bis zu 80% der Kosten für einzelne Rechnungsprozesse).
Ressourcen & Effizienz:
Viele wichtige Ressourcen wie Personal, Material und Zeit können mit einer elektronischen Lösung eingespart werden. Durch das Automatisieren von einzelnen Arbeitsschritten können Rechnungsprozesse schneller und einfacher umgesetzt werden.
Sicherheit & Fehleranfälligkeit:
Die Sicherheit von elektronischen Rechnungsprozessen kann durch das Einhalten und Nutzen bestimmter Standards gewährleistet werden. Durch z. B. Verschlüsselungen der Rechnungsdaten kann eine sichere Übertragung ermöglicht werden. Darüber hinaus ist die Fehleranfälligkeit von automatisierten elektronischen Prozessen deutlich geringer als bei Menschen.
Flexibilität:
Eine EDI-Anbindung ermöglicht einen reibungslosen Ablauf von Rechnungsprozessen. Das bedeutet: Die unterschiedlichsten Anforderungen für Dateiformate, Kommunikationswege und Bearbeitungszeiten können mit einer passenden EDI-Lösung problemlos erfüllt werden.
