Was ist eine EDIFACT INVOIC-Nachricht?

Der Begriff INVOIC bezieht sich auf die Nachrichtenart Rechnung gemäß der UN/EDIFACT-Definitionen und erklärt sich aus dem Englischen "invoice" für "Rechnung". Somit handelt es sich bei einer EDIFACT INVOIC um eine Rechnungsdatei/-datenformat für den elektronischen Datenaustausch (EDI). Der Einsatzbereich, die Struktur und der Aufbau sind in den jeweiligen Directories/Versionen/Beschreibungen der UNECE definiert. Weitere wichtige Definitionen finden sich in diversen Subsets, insbesondere EANCOM. Neben ORDERS und DESADV zählt INVOIC zu den drei gängigsten Nachrichtenarten.

Die Rechnung dient der Zahlungs(auf)forderung für Güter oder Dienstleistungen, die unter zuvor zwischen Käufer und Verkäufer vereinbarten Bedingungen geleistet worden sind. Die INVOIC kann darüber hinaus genutzt werden für Belastungsanzeigen und Gutschriften. Die INVOIC kann national wie international Verwendung finden, unabhängig von der Branche.

Oft wird im täglichen EDI-Sprachgebrauch der Begriff INVOIC als Synonym genutzt für die Bezeichnung einer strukturierten Datei, die Rechnungsinformationen enthält. Dabei muss es sich dann nicht unbedingt um eine EDIFACT-Datei im Sinne des unter a) Beschriebenen handeln, sondern kann jedes Datenformat (z. B. XML, CSV, TXT) meinen. Im Zweifel ist die Terminologie mit dem jeweiligen TradingPartner vorab zu klären.

INVOIC folgt diesen Prinzipien:

• Die Rechnung kann sich auf mehrere Transaktionen beziehen.
• Die Rechnung kann sich auf Güter, Gegenstände oder Dienstleistungen aus mehreren Bestellungen, Lieferanweisungen, Abrufen etc. beziehen.
• Die Rechnung kann Referenzen zu Zahlungsbedingungen enthalten.
• Die Rechnung kann bei grenzüberschreitenden Handlungen weitere Informationen für z. B. Zoll oder Statistiken enthalten.
• Die Rechnung kann Details zum Transport enthalten.

Für weitere Informationen zum Aufbau und zur Struktur von EDIFACT INVOICs empfehlen wir die entsprechenden Seiten der UNECE (sh. www.unece.org).