Glossar

Was ist EDI?

Die Bezeichnung EDI (englisch für „electronic data interchange“) zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“, bezeichnet den standardisierten, elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den beteiligten Unternehmen.

Die verschiedenen Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavisen, etc.) werden mithilfe bestimmter Nachrichtenstandards ausgetauscht. Weltweit gibt es viele verschiedene Austauschformate, die die Strukturen für die Übermittlung der Daten zwischen den Partnern festlegt. Diese sind entweder branchenunabhängig oder auch eng mit einer bestimmten Branche verwachsen.

Überblick über mögliche Nachrichtenstandards

• ANSI ASC X.12 (amerikanischer Standard)
• CSV (Comma Separated Values)
• FLATFILE (Strukturierte Textdatei die Verwendung in einigen ERP-Systemen findet)
• ODETTE (Standard der europäischen Automobilindustrie)
• TRADACOMS (Trading Data Communications Standards)
• UN/EDIFACT (inklusive branchenspezifischer Subsets, wie z.B. EDIFICE, EANCOM)
• VDA (Empfehlungen und Standards des Verbands der deutschen Automobilindustrie)
• XML (Extensible Markup Language)

Durch die Vereinbarung eines einheitlichen Standardformats, wie beispielsweise UN/EDIFACT, werden Prozesse und Transaktionen im elektronischen Datenaustausch beschleunigt und stehen maschinenlesbar zur Verfügung. EDI bewältigt die Herausforderung, Daten unterschiedlicher Formate aus verschiedenen Systemen ungeachtet von den jeweiligen Anwendungssystemen und deren Standardformaten mit anderen Unternehmen auszutauschen.

Transportprotokolle

Für den Austausch stehen eine Reihe verschiedender Übertragungsprotokolle zur Auswahl. Auch hier gibt es ähnlich wie bei den Nachrichtenformaten, spezielle für Branchen übliche, Transportprotokolle.

• ANSI ASC X.12 (amerikanischer Standard)
• AS2 oder AS4
• EMAIL
• FTP
• HTTP
• OFTP oder OFTP2
• SOA
• TELEBOX

EDI ersetzt herkömmlichen Datenaustausch

Immer mehr Unternehmen setzen in Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung auf elektronischen Datenaustausch mit Hilfe einer EDI Software, wie beispielsweise i‑effect^®.

Wurden bisher Belege auf dem Weg des Postversands versendet, so mussten eine Vielzahl manueller Prozesse durch Mitarbeiter ausgeführt werden. Zuerst musste der jeweilige Beleg beim Sender erstellt, bearbeitet und versendet werden. Der Empfänger erhielt die Nachricht, interpretierte diese und verarbeitete sie wiederrum in ein für ihn interpretierbares Format, um die Informationen innerhalb seiner Systeme zu nutzen.

Diese herkömmlichen Kommunikationswege verursachen für das Unternehmen eine Vielzahl an manuellen Eingriffen, die die Dauer der Vorgänge erhöhen und unnötig Ressourcen und Kompetenzen in Anspruch nehmen. Diesem Umstand geschuldet beinhalten diese Prozesse ein hohes Fehlerpotential. Nur durch einen enormen Kontrollaufwand ist es möglich, die Qualität der Daten zu gewährleisten.

EDI Lösung erleichtert Geschäftsprozesse

Für die Ablösung der herkömmlichen Kommunikationswege wird zunächst eine geeignete EDI Software benötigt. Mithilfe eines EDI Systems ist es möglich aus unstrukturierten Nachrichten unter Verwendung eines Nachrichtenstandards (EDIFACT, VDA, ODETTE) strukturierte bzw. standardisierte Nachrichten zu Erstellen und zu Versenden. Die Nachrichten sind dann in einem für alle Geschäftspartner einheitlichen Format und somit zur direkten automatisierten Weiterverarbeitung geeignet. Ein manuelles Eingreifen ist dabei nicht mehr erforderlich.

In einem typischen EDI Workflow werden dabei Ausgangsdaten im Format A durch eine Konvertierung in das Zielformat B überführt. Dieser Teil des EDI Systems wird auch als EDI Konverter bezeichnet. Die zugrundeliegende Logik für die Umwandlung zwischen den Formaten wird in einem sogenannten Mapping definiert. Nach erfolgreicher Konvertierung durch das jeweilige EDI Mapping stehen die Daten im geforderten Format zur Verfügung und sind versandbereit. Die EDI Software überträgt die EDI Standardnachricht im Anschluss daran auf dem gewählten Transportweg zum EDI Partner. Der Empfänger erhält die Nachricht und verarbeitet diese automatisch in gewünschter Form weiter.

EDI Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis
• Kostenersparnis durch den Wegfall von Papier, Porto und Toner
• Umweltschonend
• Fehlerreduktion durch optimierte und automatisierte Abläufe
• Manuelle Abläufe entfallen durch Automatisierung
• Geringerer Personalaufwand durch geringeren Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand
• Höhere Mitarbeitermotivation durch Entlastung von Routinetätigkeiten
• Schnellere Reaktionszeit
• Verringerung von Warte- und Liegezeiten bei Dokumenten
• Intensivierung der Beziehung zu Geschäftspartnern
• Erhöhte Übertragungsgeschwindigkeit
• Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern durch besseres Serviceangebot erlangen
• Keine Medienbrüche
• Branchen- und länderübergreifende Funktionalität