Weiterentwicklungen gehen naturgemäß einher mit zusätzlichen Funktionen bzw. Verbesserungen. Bei ZUGFeRD betreffen diese bereits seit Version 2.0 vor allem den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behören, der damit vereinfacht wird. Seit 18. April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber, ob auf Bundes-, Länder- oder Kommunalebene, gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU in der Lage sein, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Ab November 2020 nehmen Auftraggeber auf Bundesebene auch (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

XRechnung – die deutsche Ausprägung des ZUGFeRD 2.0-Standards

Vor diesem Hintergrund war Version 2.0 so wichtig: Anders als ihr Vorgänger nimmt sie die Anforderungen der EU-Richtlinie und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung in sich auf. ZUGFeRD 2.0 kann daher für den Versand von Rechnungen an öffentliche Verwaltungen genutzt werden. Es handelt sich hierbei um ein hybrides Format, das die XML-Schemata aus dem bestehenden Standard Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT mit dem ISO-Standard PDF/A-3 verbindet. Dadurch ist die Rechnung einerseits visuell darstellbar, enthält zudem aber einen Datenteil, in dem strukturierte Daten in einem fest definierten XML-Format eingebettet sind. Während bei ZUGFeRD 1.0 noch PDF/A-3 das alleinige Trägerformat war, ist es in der neuen Version nun die XRechnung (auf europäischer Ebene „Factur-X“). Dabei handelt es sich um einen strukturierten, standardisierten Datensatz im XML-Format, der elektronisch versendet und automatisch verarbeitet werden kann.

Der Rechnungsempfänger hat demnach die Wahl, ob er das menschenlesbare Abbild der Rechnung verarbeitet (die PDF/A-3-Datei) oder dessen „Zwilling“, den maschinenlesbaren XML-Datensatz. Dies wird maßgeblich zur weiteren Verbreitung von ZUGFeRD beitragen. ZUGFeRD 2.0 optimiert also den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen (auch kleinen und technisch nicht so versierten) Unternehmen, kann aber zugleich dafür verwendet werden, elektronische Rechnungen gesetzeskonform an öffentliche Verwaltungen zu schicken, worin der eigentliche Mehrwert besteht.

Versionen sind nicht kompatibel

In Version 2.0.1 wurden Codelisten aktualisiert, Fehler bei Groß-/Kleinschreibung in der Spezifikationskennung beseitigt, Korrekturen bei einzelnen Kardinalitäten vorgenommen und Elemente einzelnen Profilen zugeordnet. Insgesamt hat das FeRD mit dem Release ZUGFeRD 2.0 und Factur-X weiter aneinander angeglichen. Wichtig: Bei Version 1.0 und 2.01 handelt es sich um unterschiedliche Formate, die nicht miteinander kompatibel sind, weder auf- noch abwärts. Zwar ähneln sie sich inhaltlich und technisch sehr stark, jedoch erfüllt Release 1.0 eben nicht die Anforderungen zur europäischen Kernrechnung nach EN 16931.

Kostenloser Download beim FeRD

Seit Release 2.1 im März dieses Jahres sind ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 nun vollständig kompatible und technisch identische Formate, die gemeinsam die Kennung Factur-X nutzen. Beide Formate sind für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet. Natürlich beinhaltet eine ZUGFeRD-2.1-Rechnung weiterhin eine PDF/A-3-Datei zur visuellen Bearbeitung durch den Menschen. Das Release-Package kann beim FeRD kostenlos heruntergeladen werden.

Zwar ist ZUGFeRD 2.0 (bzw. 2.1) vor allem im deutschsprachigen Raum verbreitet; es kann aber – auch aufgrund der intensiven deutsch-französischen Zusammenarbeit bei seiner Erstellung – ebenso von international tätigen Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden.