Seit 18. April 2020 bereits müssen öffentliche Auftraggeber, ob auf Bundes-, Länder- oder Kommunalebene, gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU in der Lage sein, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Ab November 2020 nehmen Auftraggeber auf Bundesebene auch nur noch elektronische Rechnungen an. Ausnahmen werden nur bei Direktaufträgen unter 1.000 € und Aufträgen im Bereich Verteidigung/Sicherheit gewährt; außerdem kann es abweichende Regelungen je nach Bundesland geben.

Noch einmal kurz rekapituliert: XRechnung ist die deutsche Ausprägung des ZUGFeRD-Standards, der mittlerweile in der Version 2.1 vorliegt – ein hybrides Format, das XML-Schemata mit dem ISO-Standard PDF/A-3 verbindet. Eine Rechnung ist dadurch 1. visuell darstellbar und enthält 2. einen Datenteil, in dem strukturierte Daten in einem fest definierten XML-Format eingebettet sind. Trägerformat bei der ersten ZUGFeRD-Version war noch PDF/A-3, künftig ist es nun die XRechnung (auf europäischer Ebene „Factur-X“). Als deutscher Standard erfüllt die XRechnung alle Anforderungen des europäischen CEN-Datenmodells.

Welche Unternehmen müssen die XRechnung verwenden?

Jedes Unternehmen, das als Zulieferer europäischer Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung fungiert und an diese Rechnungen verschickt, muss dies ab 27. November 2020 per E-Invoicing erledigen und sich dafür des ZUGFeRD-Standards – ergo der XRechnung – bedienen. Andere Rechnungen werden nicht mehr angenommen. Das Unternehmen muss dafür entsprechende Softwarelösungen zur Erstellung von XRechnungen einsetzen. Wer seine Kundenrechnungen sonst per EDI versendet und dafür die Software der menten GmbH verwendet, für den bietet i‑effect® eine Lösung: Ab der Version 2.7 gibt es bereits das Modul *ZUGFeRD. Durch die nahtlose Integration in i‑effect® und seine anderen Module können die Daten damit einfach für den Rechnungsausgang erstellt und für den Rechnungseingang verarbeitet werden.

Der Gesetzgeber baut darauf, dass durch die Verpflichtung für E-Invoicing bei öffentlichen Aufträgen dieses Verfahren sich auch im B2B-Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schneller durchsetzen wird.

Aufbau der XRechnung

Im XML-Datensatz der XRechnung sind alle allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG und alle besonderen Bestandteile einer E-Rechnung gemäß § 5 E-Rech-VO enthalten. Zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und Weiterleitung an diese enthält die Rechnung ferner eine so genannte Leitweg-ID als Kennzeichen. Der Rechnungssteller muss also die Leitweg-ID des Empfängers kennen (welche sie ihm vorab bei Bestellung/Vergabe übermittelt hat) und sie mit der Rechnung mitliefern.

Ähnlich wie eine GTIN (Global Trade Identification Number) handelt es sich bei der Leitweg-ID um eine zusammengesetzte Nummer aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer. Sie muss auf der Rechnung in der Buyer Reference (BT-10) angegeben werden, entweder in Universal Business Language oder der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Rechnungsübermittlung auf verschiedenen Kanälen möglich

XRechnungen können auf verschiedene Arten übertragen werden: per Onlineportal, E-Mails/De-Mail oder auch über den europäischen Versandweg Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL), der sich neben AS2 als EDI-Übertragungsweg etabliert hat. Alle Behörden in Deutschland werden PEPPOL unterstützen. Wer den Service verwenden will, benötigt einen so genannten PEPPOL Access Point. Hierfür kann ein Dienstleister hinzugezogen werden, welcher die PEPPOL-Anbindung an das ERP umsetzen kann. Die menten GmbH stellt einen solchen Access Point dar und ist damit ein idealer Partner für Unternehmen, die sowohl EDI-Verkehr betreiben als auch XRechnungen per PEPPOL versenden wollen.