Schon mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 und seitdem das Forum elektronische Rechnung Deutschland den ZUGFeRD-Standard entwickelte, ist das Thema Elektronische Rechnung auf dem Vormarsch. Mit der EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014 (durch das E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt), nahm das Thema dann endgültig Fahrt auf. Denn die Richtlinie schreibt verbindliche Rechtsgrundlagen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber vor. Jedes Unternehmen, das mit diesen Geschäfte tätigt und ihnen Rechnungen schickt, muss dafür künftig ein elektronisches Format verwenden.
Schon seit November 2018 müssen einige, ab November 2019 alle Bundesbehörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab April 2020 gilt dies auch für die Länder. Soviel zur Verpflichtung der Rechnungsempfänger. Unternehmen als Rechnungssteller müssen ab dem 27. November 2020 ihre Rechnungen elektronisch versenden, und zwar im Format der XRechnung. Ausnahmen werden lediglich bei Direktaufträgen unter 1.000 € gewährt und bei Aufträgen aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich; außerdem können die Bundesländer abweichende Regelungen treffen.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung stellt einen strukturierten, standardisierten Datensatz im XML-Format dar, der elektronisch versendet und automatisch verarbeitet werden kann. Grundlage dafür ist die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist insofern normkonform. Damit unterscheidet sie sich vom klassischen PDF-Dokument, wie es fast alle heute verwenden, auch zur Erstellung von Rechnungen. Ein solches stellt im Sinne der EU-Richtlinie keine korrekte elektronische Rechnung dar, denn es lässt sich nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeiten. Das Ziel eines vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozesses für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu etablieren, und dies europaweit, ist mit „normalem“ PDF daher nicht erreichbar.

Wie verhalten sich ZUGFeRD und XRechnung zueinander?

Vergleichen lässt sich die XRechnung mit dem ZUGFeRD-Standard. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Unter diesem Namen hat eben jenes Forum zusammen mit Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Trägerformat von ZUGFeRD 1.0 war das PDF/A-3. Dadurch ist die Rechnung einerseits visuell darstellbar, sie enthält aber zudem einen Datenteil, in dem strukturierte Daten in einem fest definierten XML-Format eingebettet sind. Der Rechnungsempfänger kann sie damit elektronisch extrahieren und automatisch weiterverarbeiten, ohne manuellen Aufwand.

Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.0 heißt auf französischer Ebene „Factur-X“. Dieses Format für den Austausch hybrider Rechnungen (visueller Teil + maschinenverarbeitbarer, standartisierter Teil) wurde gemeinsam zwischen Deutschland und Frankreich entwickelt. Es entspricht der von der Europäischen Normungsorganisation CEN erarbeiteten Norm zur Elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931). Das e-Rechnungsformat XRechnung ist also genau wie der ZUGFeRD-2.0-Standard ein Ergebnis der Standardisierungs­tätigkeiten im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

XRechnung auch für B2B- und Endkundengeschäft relevant

Den neuen gesetzlichen Regularien folgend, muss jedes Unternehmen, das mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte betreibt, künftig XRechnungen erstellen und übermitteln. Doch lediglich im ersten Augenschein betreffen die neuen Vorschriften nur sie. Interessant ist nämlich folgende Passage der Richtlinie: „Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“ Im Klartext: Mittelfristig kann das Thema auch für alle Unternehmen und Selbstständige interessant sein. In Italien geht man z. B. genau diesen Weg mit dem Format FatturaPA (ebenfalls XML) über einen zentralen Austauschdienst SdI (Sistema di Interscambio > "Exchange System").

Übertragen von XRechnungen via PEPPOL?

Im EDI-Verkehr gilt AS2 als der derzeit modernste Standard für die Übertragung im elektronischen Datenverkehr. Seit einiger Zeit existiert daneben PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) als weiterer europäischer Versandweg. Er wird neben dem Versand von klassischen EDI-Formaten wie beispielweise INVOICES, ORDERS und DESADV auch für die Kommunikation in den Bereichen E-Ordering und E-Catalog verwendet. PEPPOL ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der EU. Es basiert auf dem Kommunikationsprotokoll AS4.

Der Einsatz von PEPPOL wird derzeit für die Übertragung von XRechnung/ZUGFeRD diskutiert. Es ist jedoch aktuell auch eine einfache Übertragung z. B. per E-Mail möglich.

Nutshell

Beide Formate, XRechnung wie ZUGFeRD, sind für die rechtskonforme Übermittlung von Rechnungen zulässig Beide sind konform mit der EN 16931. Wesentlicher Unterschied ist, dass die XRechnung lediglich ein strukturiertes Format XML, ZUGFeRD hingegen zusätlich ein strukturiertes XML eingebettet in eine entsprechendes PDF/A3 ist.

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