Der bloße Name eines Produktes genügt im elektronischen Geschäftsverkehr nicht mehr, um es eindeutig zu identifizieren und über mehrstufige Wertschöpfungsketten verfolgen bzw. verwalten zu können. Produkte können gleich heißen oder auch – im umgekehrten Fall – von einzelnen Akteuren entlang der Supply Chain unterschiedlich benannt werden. Dies gilt analog für Adressen: Im Geschäftsverkehr werden Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen immer weniger in Papierform per Post oder Fax ausgetauscht, sondern zunehmend elektronisch, wobei EDI eine bevorzugte Übermittlungsform darstellt. Und für die Verwendung in elektronischen Dokumenten sind Postadressen nur bedingt geeignet.

Jedes Unternehmen, das mit seinen Handelspartnern EDI-Austausch betreibt, hat daher mit den Begriffen GTIN (Global Trade Identification Number) sowie GLN (Global Location Number) zu tun. Dabei handelt es sich um sogenannte GS1-Nummern, wobei sich die GLN auf Unternehmen bezieht, die GTIN auf Produkte. Zwischen ihnen besteht damit ein enger Zusammenhang.

ILN wurde zur GLN

GLN ist der heutige Begriff der früheren ILN (International Location Number). Mit dieser globalen Lokationsnummer können juristische Personen (Unternehmen, Organisationen) und physische Lokationen (Adressen, Gebäude, Lagerräume etc.) eindeutig und überschneidungsfrei identifiziert werden. Aus der Nummer selbst jedoch lassen sich keine Rückschlüsse auf das Unternehmen ziehen, dem sie zugeordnet ist. Während für kleine und mittelständische Unternehmen oft nur eine GLN ausreicht, verwenden große Organisationen mit vielen Standorten bisweilen 10.000 oder mehr solcher Nummern.

Eine GLN besteht aus 13 Stellen: einer Basisnummer, einem Lokationsbezug sowie einer Prüfziffer. Vergeben wird sie von der GS1 (Global Standards One), einer privatwirtschaftlichen Registrierungsbehörde, die weltweite Standards zur Verbesserung von Wertschöpfungsketten gestaltet sowie umsetzt und für die Vergabe von GLN und GTIN zuständig ist. Zuständig in Deutschland ist die GS1 Germany, in Österreich die GS1 Austria und in der Schweiz die GS1 Schweiz. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass keine GLN zweimal vergeben wird. Wer wissen möchte, zu welchem Unternehmen eine GLN gehört, kann dies bei den Verzeichnisdiensten (Global Electronic Party Information Register = GEPIR) der einzelnen GS1-Organisationen oder auch direkt beim Unternehmen erfragen.

Die Vergabe und Verwaltung der GLN und GTIN durch die GS1 ist kostenpflichtig. Hat man eine GLN erworben und möchte sie im Zuge seines EDI-Verkehrs verwenden, benötigt man noch einen entsprechenden Dienstleister wie die menten GmbH.

Beispiel: menten GmbH GLN = 43 99901 544994

GTIN identifiziert Produkte beim EDI-Austausch eindeutig

Während mit der GLN juristische Personen und Lokationen identifiziert werden, dient die GTIN als weltweit gültiger Standard zur unmissverständlichen Kennzeichnung von Produkten und Dienstleistungen. Sie beinhaltet Produktbezeichnung, Gewicht, Warengruppe und weitere Informationen und löste 2009 die bis dahin verwendete EAN (European Article Number) ab. Im EDI-Verkehr sollten Produkte zwingend eine GTIN aufweisen. So können Rechnungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen oder Lieferavise standardisiert eindeutig identifiziert werden. GTIN werden vor allem im Einzelhandel verwendet, sind aber zugleich eine Basis für die Kommunikation im E-Business. Zulieferer im Einzelhandel, die mit ihren Abnehmern per EDI kommunizieren, sollten sich also auf jeden Fall mit dem Thema GLN und GTIN beschäftigten.

Um die GTIN zu bilden, benötigt ein Unternehmen zunächst eine so genannte GS1-Basisnummer. Deren ersten drei Stellen sind der GS1-Länderpräfix, der Auskunft über das Land gibt, in dem sie ausgegeben wurde. Zusammen mit einer individuellen Ziffernfolge für die Artikelnummer und einer Prüfziffer bildet die GS1-Basisnummer die GTIN. Abhängig von der Klasse der Basisnummer können bis zu 100.000 GTINs gebildet werden. Eine GTIN hat ebenso wie die GLN üblicherweise 13 Stellen, es gibt aber auch 8-, 12- und 14-stellige Ausprägungen. Um ein Produkt eindeutig zu kennzeichnen, bringt man die GTIN auf diesem in Form eines Strichcodes auf. Darin ist sie codiert und kann abgescannt werden. Man findet die GTIN auf Produkten stets direkt unterhalb des Strichcodes.

Ebenso wie bei der GLN, kann auch aus der GTIN nicht direkt ohne Nachschauen auf das Unternehmen geschlossen werden, dessen Produkten/Dienstleistungen diese zugeordnet ist. Hier hilft wieder ein Blick in die GEPIR-Verzeichnisdienste der einzelnen GS1-Organisationen oder man erfragt direkt beim Unternehmen, welche GTIN es verwendet.

Beispiel: Egetürk Sultan-Kangal-Sucuk EAN = 4017979023004