Inhalt

1. Für eine EDI-Einführung gibt es keine zweite Chance
2. Scope und Projektaufwand richtig einschätzen
3. Systematische Anbieterauswahl
4. Produktdemo und Proof of Concept anfragen
5. Stammdaten für EDI optimieren
6. Tradingpartner sukzessive onboarden
7. Testen – ausgiebig, aber angemessen
8. Go-Live des (neuen) EDI-Systems
9. EDI-Monitoring implementieren
10. EDI-Dokumentation erstellen
11. Fazit: Mit Best Practices Risiken minimieren

1. Für eine EDI-Einführung gibt es keine zweite Chance

Die Einführung eines neuen EDI-Systems ist ein komplexes IT-Projekt, bei dem Unternehmen an kritischen Stellen in ihre Prozesse eingreifen. Mit welchem Anbieter Sie zusammenarbeiten und wie das Projekt ablaufen soll, will daher gut überlegt sein. Nicht zuletzt, weil EDI-Technologie tief im System verankert wird und zahlreiche Stakeholder im Projekt involviert sind – Fachbereiche und Geschäftspartner.

EDI-Lösungen gehören zu den Anwendungen, die zu einem gemeinsam vereinbarten Zeitpunkt live gehen und dann im Idealfall laufen. Da die Systeme tagtäglich im Einsatz sind, werden Änderungen schnell teuer. Jeder Systemstopp verursacht Mehrkosten und verärgert Partner. Die Einführung muss also sitzen.

Aus der Erfahrung in unseren Kundenprojekten wissen wir, welche Vorbereitungen erfolgskritisch sind und mit welchen Vorgehensweisen Sie einen reibungslosen Projektablauf sicherstellen.

2. Scope und Projektaufwand richtig einschätzen

Für viele Unternehmen, die mit einem veralteten zu migrierenden EDI-System arbeiten, ist die Anwendung eine Black Box. Eine aktuelle Dokumentation gibt es nicht und Detailfragen können IT-Mitarbeiter auch nicht beantworten. Auf dieser Basis eine Migration durchzuführen? Keine gute Idee. Verschaffen Sie sich zunächst Klarheit über den Ist-Zustand Ihrer Technologie und Ihrer Prozesse. Darauf aufbauend können Sie viel präziser abschätzen, welches zeitliche und finanzielle Investment Sie für ein EDI-Projekt kalkulieren müssen.

3. Systematische Anbieterauswahl

Häufig werden bei der Auswahl von Software die reinen Anschaffungs- und Lizenzkosten betrachtet, nicht aber die „Total Cost of Ownership” (TCO). Was aber nützt eine zunächst beim Kauf günstige erscheinende EDI-Software, die immer wieder Fehler produziert oder wichtige Anforderungen nur über komplizierte Workarounds abbilden kann? Auf den ersten Blick mögen die Unterschiede zwischen verschiedenen EDI-Lösungen unbedeutend sein, aber nicht jede Anwendung ist auch für jedes Unternehmen geeignet. Erstellen Sie daher eine Bewertungsmatrix, um die Anbieterauswahl zu vereinfachen und möglichst frei von persönlichen Sympathien Einzelner zu halten. Listen Sie die für Ihren Fall relevanten Anforderungen auf.

Bewertungskategorien für Anbieter von EDI-Lösungen

Welche davon sind Ihnen besonders wichtig? Versehen Sie diese mit einer Gewichtung. Anschließend bewerten Sie auf einer Skala von 1 bis 6, wie die Anbieter bei den einzelnen Faktoren abschneiden. Anhand Ihres Bewertungskatalogs treffen Sie eine Auswahl von fünf bis zehn Anbietern, die in Ihre engere Auswahl kommen.

4. Produktdemo und “Proof of Concept” anfragen

Um den Pool der Kandidaten weiter zu reduzieren, vereinbaren Sie Termine für Online-Demos, um einen Eindruck von der Nutzerführung zu bekommen.

Unterziehen Sie Ihre zwei, drei Top-Favoriten anschließend einem “Proof of Concept”: Stellen Sie dem Anbieter die Aufgabe, eine konkreten Use Case Ihres EDI-Alltags abzubilden, zum Beispiel Rechnungen nach Vorgabe zu konvertieren und zu versenden. So bekommen Sie ein erstes Gefühl für die Usability der Software und, mindestens genauso wichtig, die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister. Denn das beste Produkt macht keinen Spaß, wenn es von einem schlechten Dienstleister vertrieben wird.

Binden Sie in die Entscheidungsfindung sämtliche Stakeholder ein – sowohl die Geschäftsführung als auch Mitarbeiter, die später mit dem System arbeiten und zum Beispiel Wartung und Anpassung übernehmen sollen.

5. Stammdaten optimieren

Wenn Sie Ihre EDI-Mappings möglichst effizient gestalten und sauber aufbauen wollen, müssen Sie auf so viele Stammdaten wie möglich zugreifen – aus eigenen und fremden Systemen. Auf die Stammdatenqualität Ihrer Geschäftspartner haben Sie keinen Einfluss, Ihre eigene Datenqualität können und sollten Sie aber hochhalten.

Wissen Sie um Schwachstellen in Ihrer Datenlandschaft, optimieren Sie die Infrastruktur im Vorfeld des EDI-Projekts. Vermeiden Sie redundante Datenhaltung und Datensilos, prüfen Sie die Datenkonsistenz und konsolidieren Sie Ihre Stammdaten in zukunftsfähigen Systemen. Andernfalls untergraben Sie die Automatisierungsvorteile, die Ihnen Ihre neue EDI-Lösung bietet – und müssen wegen mangelnder Datenqualität trotzdem oft manuell nacharbeiten.

6. Tradingpartner sukzessive onboarden

Sie haben sich für eine Software entschieden, interne Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister geregelt? Dann müssen Sie jetzt die Stammdaten aus Ihrem Altsystem übernehmen. Unter Stammdaten versteht man hierbei in erster Linie die GLN, interne Kundennummern, Kommunikationswege und Mappings ihrer EDI-Partner.

Erstellen Sie Datenblätter, in denen alle Informationen zum neuen EDI-System, beispielsweise Ansprechpartner und technische Details zur Einrichtung, aufgeführt sind. Vereinbaren Sie einen Test für die Datenübermittlung und bereiten Sie so viel wie möglich vor.

Wenn Sie aufgrund der Menge der anzubindenden Partner alleine nicht schnell genug zum Ziel kommen, lassen Sie sich beim Onboarding unterstützen. Gehen Sie bei der Einrichtung pragmatisch vor: Benennen Sie einen zentralen Ansprechpartner, der die Kommunikation mit dem Partner übernimmt. Sie werden merken, bei Ihrem Partner sind je nach Größe viele Personen involviert (Dienstleister, Fachabteilung, IT-Abteilung, etc.). Mit einer zentralisierten Kommunikation minimieren Sie Möglichkeiten für Missverständnisse und Verzögerungen.

Ablauf eines EDI-Onboardings für Tradingpartner

1. Übermitteln Sie Ihre eigenen EDI-Informationen.
2. Fordern Sie die benötigten EDI-Informationen mit Erledigungsdatum an.
3. Nehmen Sie die Einrichtung im System vor.
4. Führen Sie einen Smoke-Test durch.

Beim sogenannten “Smoke-Test” hilft es, einen Termin auszumachen, an dem alle Beteiligten mit Zugriff auf die EDI-Lösung und andere involvierte IT-Systeme (z. B. ERP/WWS oder Firewall) anwesend sind. Schalten Sie sich hierfür mit Ihrem Partner in einer Telefon- oder Videokonferenz zusammen und klären Sie aufkommende Fragen live, statt zig E-Mails hin und her zu schreiben. Damit verkürzen Sie das Onboarding radikal.

Beachten Sie dabei aber Folgendes: Statt alle Partner zeitgleich zu onboarden, schalten Sie Ihre Prozesse sukzessive pro Partner, Datenformat oder Kommunikationsprotokoll auf das neue System auf. Auf diese Weise können Sie Ihre Lehren aus vorangegangenen Onboardings auf kommende Neuanbindungen anwenden und so Fehler signifikant reduzieren.

7. Testen – ausgiebig, aber angemessen

Wenn Sie bereits ein IT-Projekt durchgeführt oder vielleicht sogar eine eigene Software geschrieben haben, wissen Sie: Bis die Anwendung einsatzbereit für den Unternehmensalltag ist, heißt es: testen, testen, testen. Das gilt auch für EDI-Systeme.

Wichtig ist es, das richtige Maß beim Testen zu finden. Zu wenige Tests gefährden den reibungslosen Start in der Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern. Zu viele Tests verursachen unnötige Kosten und verzögern den Go-Live.

Nicht nur das “Wie viel des Testens” ist entscheidend, auch das Wie. Testen Sie Ihre bisherige EDI-Lösung im Parallelbetrieb zur Neuanschaffung, Ist gegen Soll. Wie sieht das Ergebnis im alten, wie im neuen System aus?

8. Go-Live des (neuen) EDI-Systems

Mit dem Onboarding Ihrer Partner und der Einrichtung der Stammdaten sind die großen Hürden im EDI-Projekt erfolgreich bewältig, aber ein Meilenstein steht noch bevor: Die Produktivsetzung des Systems.

Zu einem bestimmten Zeitpunkt werden alle Prozesse auf das neue System umgestellt. Jetzt sollte alles passen. Denn Änderungen sind später nicht oder nur schwer rückgängig zu machen. Stellen Sie sich vor, Sie sagen Ihrem Geschäftspartner, einem Konzern, er solle kurzfristig doch noch einmal alles zum alten Prozess zurückstellen oder wieder Papierdokumente annehmen. Die Geschäftsbeziehung dürfte keine lange Zukunft mehr haben oder einen erheblichen Imageschaden erleiden, nicht nur für Sie in der IT, sondern auch in Ihren Fachabteilungen.

Je umfangreicher die Nutzung des EDI-Systems und je komplexer die Anforderungen, desto schwieriger wird es, die Umstellung zu revidieren oder – im schlechtesten Fall – noch einmal ganz rückabzuwickeln. Deshalb: Testen Sie lieber einmal zu viel. Sollten sich doch Fehler bis zum Go-Live gehalten haben, ist es umso wichtiger, dass sie diese so früh wie möglich erkennen. Der Schlüssel hierfür: ein gutes Monitoring.

9. Monitoring implementieren

Machen Sie sich frühzeitig, am besten noch vor der Umstellung, Gedanken, wie Sie ein optimales Monitoring Ihrer EDI-Prozesse gestalten können. In den komplexen Workflows können an vielen Stellen im laufenden Betrieb Probleme auftreten – ganz egal, wie sorgfältig Sie die Implementierung geplant und umgesetzt haben.

Sind Zertifikate abgelaufen, IP-Adressen oder Hostnamen nicht erreichbar wegen Netzwerkänderungen? Werden im System keine Fehler angezeigt, weil keine Datensätze vorhanden sind? Wenn Sie das Monitoring nicht zum integralen Bestandteil Ihres EDI-Alltag machen, geraten solche Fragen bei reibungslosem Betrieb schnell in Vergessenheit – und Störungen fallen viel zu spät auf. Dann, wenn bereits finanzieller Schaden entstanden ist.

Vor allem die sogenannten False-Positive-Meldungen sollten im EDI-System genau gemonitort werden. Sie senden jede Woche 10 Rechnungen an Ihren EDI-Partner? Dann überwachen Sie einen Grenzwert, der dies auch sicherstellt und lassen Sie sich vom System nicht nur eine Benachrichtigung senden, wenn Konvertierung oder Versand der Rechnungen an sich fehlgeschlagen sind. Bedenken Sie, wenn die Datensätze gar nicht für das EDI-System zur Verfügung stehen, können auch keine Fehler bei der Verarbeitung angezeigt werden.

• Überwachen der Konvertierung
• Überwachen des Dokumenteneingangs und -ausgangs
• Überwachen der Datenschnittstellen (z. B. Datenbanken oder XML-Datenverzeichnisse)
• Überwachen der Kommunikationsschnitstellen (z. B. E-Mail oder AS2-Gateway der Telekom)
• Kontrolle der Zertifikate und deren Gültigkeit
• Kontrolle der Verarbeitungsverzeichnisse (IFS)

Einige Dienstleister bieten an, das Monitoring für Unternehmen teilweise oder vollständig zu übernehmen. Wenn Sie interne Ressourcen schonen wollen oder auf Nummer sicher gehen möchten, definieren Sie mit Ihrem Anbieter unbedingt genau, wer für was zuständig ist. Welche Verantwortung übernimmt ihr Dienstleister und welche Verantwortung obliegt Ihnen? Missverständnisse können hier weitreichende Folgen haben.

10. EDI-Dokumentation erstellen

Investieren Sie nach Projektabschluss oder während des Projekts unbedingt die Zeit und das Budget, um selbständig oder gemeinsam mit Ihrem Dienstleister eine EDI-Dokumentation zu erstellen. Was wurde warum wie eingerichtet? Vor allem mit Blick auf Änderungen an bestehenden Prozessen ist eine solche Dokumentation Gold wert. Mitarbeiter, die später ins Unternehmen kommen, werden anhand des Dokuments die Historie der Einrichtung verstehen.

Dokumentieren Sie außerdem alle erdenklichen Ausprägungen für Belege, die Sie über EDI austauschen. Sie versenden Rechnungen an einen Partner? Was ist mit Gutschriften? Gutschriften sind eigentlich Rechnungen… Wie sieht es mit anderen Besonderheiten aus? Mit einer umfassenden und konsequent aktualisierten Dokumentation stellen Sie sicher, dass Ihr EDI-System nicht zur Black Box wird, und sie die größtmögliche Unabhängigkeit von Ihrem Dienstleister behalten.

11. Fazit: Mit Best Practices Risiken minimieren

EDI ist ein Türöffner: Für viele lukrative Geschäftsbeziehungen wird der Einsatz der Technologie vorausgesetzt. Dass EDI-Systeme etabliert sind, sollte Unternehmen aber nicht zur Annahme verleiten, dass der Umstieg auf ein neues System keine große Sache ist.

EDI-Projekte gehören zu den anspruchsvolleren IT-Projekten. Sie brauchen sorgfältige Planung und ein strukturiertes Vorgehen, da Fehler nach dem Go-Live nur schwer und aufwändig korrigierbar sind.

Orientieren Sie sich an Best Practices wie den hier vorgestellten, um typische Fehler zu vermeiden. Fehlt Ihnen internes Knowhow, lassen Sie sich von einem Dienstleister unterstützen. Bei menten verfügen wir über langjährige Erfahrung in internationalen EDI-Projekten und begleiten unsere Kunden von der ersten Online-Demo bis zur Erstellung der Dokumentation nach dem Go-Live und darüber hinaus. Mal rein beratend, mal auch im Projektmanagement – immer ausgerichtet am individuellen Bedarf. Mit uns erhalten Sie unsere Software i‑effect^®, IT-Beratung und Cloud Services mit unserer Anwendung EDIBOXX aus einer Hand.

Klingt interessant? Wenn Sie über den Wechsel Ihres EDI-Systems nachdenken, vereinbaren Sie einen unverbindlichen Discovery Call mit einem unserer Experten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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