Was ist EDIFACT Order Response (ORDRSP)?

Der Begriff ORDRSP bezieht sich auf die Nachrichtenart Bestellungsantwort gemäß der UN/EDIFACT-Definitionen und erklärt sich aus dem Englischen "ORDers ReSPonse" für "Bestellungsantwort". Somit handelt es sich bei einer EDIFACT ORDRSP um eine Antwort auf eine Bestell(ungs)datei/-datenformat (ORDERS) für den elektronischen Datenaustausch. Der Einsatzbereich, die Struktur und der Aufbau sind in den jeweiligen Directories der UNECE definiert. Weitere wichtige Definitionen finden sich in diversen Subsets, insbesondere EANCOM. Neben den drei gängigsten Nachrichtenarten ORDERS, DESADV und INVOIC gehört ORDRSP zu weiteren häufig genutzten Nachrichtenarten wie INVRPT oder SLSRPT. Insgesamt ordnet sich die Nachricht ORDRSP also in den Themenkomplex des Electronic Data Interchange (EDI) ein mit Blick auf den Austausch von Geschäftsinformationen zwischen Käufer und Verkäufer und ergänzt somit den Kanon des EDI-Standards EDIFACT.

Oft wird im täglichen EDI-Sprachgebrauch der Begriff ORDRSP als Synonym genutzt für die Bezeichnung einer strukturierten Datei, die Antworten auf Bestell(ungs)informationen enthält. Dabei muss es sich dann nicht unbedingt um eine EDIFACT-Datei handeln, sondern kann jedes Datenformat (z. B. XML, CSV, TXT) meinen. Im Zweifel ist die Terminologie mit dem jeweiligen Trading-Partner vorab zu klären.

Wozu dient eine EDIFACT ORDRSP Nachricht?

Die Nachricht ORDRSP ist eine Nachrichtenart, die im Business-To-Business-/B2B-Bereich Anwendung findet. Sie ist eine Antwort auf eine Bestellung (ORDERS) oder eine Bestelländerung (ORDCHG) und somit eine Nachricht vom Verkäufer an den Käufer. Die ORDRSP kann national wie international Verwendung finden, unabhängig von der Branche. Nichtsdestoweniger ist z. B. der Handel eine Branche, die derlei häufiger im Einsatz hat. In der Regel werden Informationen zu Bestellantworten mittels des allgemeinverständlichen Standards EDIFACT ausgetauscht, um automatisiert von verschiedenen ERP-Systemen wie SAP, Dynamics oder Produkten aus der Infor-Gruppe (jeweils auf Käufer und Verkäuferseite) verarbeitet werden zu können.

ORDRSP folgt diesen Prinzipien:

• Die Antwort des Verkäufers kann sich auf eine oder mehrere Güter oder Dienstleistungen beziehen.
• Die Antwort kann eine Erwiderung sein auf eine Bestellung oder eine Bestelländerung:
1. als Bestätigung des Empfangs und Verständnisses der Bestellung
2. Bestätigung der Annahme
3. Änderungsvorschlag
4. als Benachrichtigung der Ablehnung für einen Teil oder die gesamte Nachricht
• Die Bestellantwort kann sich auf Güter, Gegenstände oder Dienstleistungen aus mehreren Lieferplänen, Abrufen etc. beziehen.
• Die Bestellantwort kann bei grenzüberschreitenden Handlungen weitere Informationen für z. B. Zoll oder Statistiken enthalten.
• Die Bestellantwort kann Details zum Transport und Bestimmungsort sowie zum Liefermuster enthalten.
• Auf eine ORDERS eines Käufers kann mit einer oder mehreren Bestellantworten reagiert werden, je nach individueller Geschäftspraxis.

Vorteile einer EDIFACT ORDRSP-Nachricht:

1. Allgemein
• Zeitverlustfreier Austausch von Informationen zu Bestellungen und Änderungen
• Weniger fehleranfällig als analoge/manuelle Prozesse durch Digitalisierung und Automatisierung
• Schonen von Personalressourcen
• Sparen von Kosten durch Wegfall von manuellen, papierbezogenen Prozessen
2. Aus Kundensicht
• Unverzügliche Rückmeldung zum Status gesendeter Bestellungen
• Erhöhung der Zuverlässigkeit von Lieferungen durch weniger Fehler
• Sofortige Rückmeldung zu Lieferterminen und -fristen
3. Aus Verkäufersicht
• Möglichkeit des Vorschlags zur Optimierung der Bestellung
• Rückmeldung zu Teil- oder vollständiger Lieferung der Bestellung
• Erhöhen der Kundenzufriedenheit durch geringere Störanfälligkeit
• Kostenreduzierung durch effizienteres Liefern

Beispiel für einen EDIFACT ORDRSP-Workflow:

Typischerweise bestellt ein Verkäufer bei einem Lieferanten, z. B. ein Handelsunternehmen bei einem Produzenten. Dafür wird eine Bestellnachrichtenart, z. B. ORDERS verwendet. Beantwortet wird diese Bestellung mit einer Bestellantwort, z. B. EDIFACT ORDRSP. Vor Lieferung der Ware nutzt man dann z. b. DESADV für die Liefervorankündigung. Schlussendlich wird die Rechnung z. B. als EDIFACT INVOIC übermittelt. Wie schon oben beschrieben folgt die ORDRSP also auf eine ORDERS.

1. Ein Händler bestellt beim Produzenten 100 Hosen per ORDERS.
2. Da beim Produzenten derzeit nur 50 Hosen lagern, bestätigt er per ORDRSP auch nur diese 50 Stück.
3. Der Händler weiß also nun, dass er die Differenz von 50 Hosen bei einem anderen Produzenten bestellen muss.
4. Da eine weitere Bestellung durch den Händler (sh. 3.) bereits erfolgt ist oder sein kann, kann der Produzent nun nicht nachträglich z. B. seine Produktionskapazitäten steigern und die ursprünglich bestellten Hosen nachliefern.
5. Anders herum betrachtet könnte der Produzent jedoch eine Mindermenge, die z. B. aus einem Produktionsausfall resultieren kann, mitteilen: Er kann von den ursprünglich bestätigten 50 Stück nun nur 40 Stück liefern. Eine erneute ORDRSP kann für eine entsprechende Mitteilung genutzt werden, sodass der Händler erneut reagieren kann.